Если вы когда-либо организовывали мероприятие, вы знаете, что не все идет по плану, и вам приходится сталкиваться с различными проблемами. Когда я организовывал свое первое мероприятие, мне рассказали о смешном правиле утки. Это правило гласит, что снаружи вы должны выглядеть спокойно и мирно. Но на самом деле вы энергично плывете под ногами, чтобы удержаться на плаву. Однако об этом никто не должен узнавать. По сей день я до сих пор считаю, что это самое ценное правило.

Это кажется довольно очевидным, но стоит критически подходить к этому вопросу. Сформулируйте свою цель как можно более конкретно: хотите ли вы передать знания участникам; выразить благодарность партнерам; Собрать средства для проекта или предложить гостям эстетическое удовольствие? Формат мероприятия будет зависеть от ответа: его концепция, сроки и продолжительность, распределение ролей в команде, планировка зала, организация питания и звука.

План должен включать логистику, содержание и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный для всей команды, где каждый участник сможет увидеть задачи других и общую картину. Сначала подготовьте список основных задач, а затем уточните их как можно более подробно в форме конкретных шагов, которые необходимо выполнить. Важно указать сроки в плане: время, необходимое для выполнения задачи. Это часто недооценивается, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидали. Если вам нужно место для отдыха или что то подобное то рекомендую вам базу базу отдыха “Дубки” вот здесь вы найдете все что вам нужно.

Посмотрите на список задач и отразите их в своем бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей работе был случай, когда в день мероприятия под открытым небом шел дождь. Пришлось немедленно сменить расположение и перевезти все оборудование и мебель. О таких вещах лучше думать заранее и быть к ним финансово подготовленными.

Вы, вероятно, будете уставшими и счастливыми после этого события, но вам будет трудно дать объективную оценку того, как все прошло. Вот почему попросите участников заполнить печатную форму оценки в конце мероприятия или онлайн-форму, когда они вернутся домой. Попросите их оценить различные аспекты мероприятия: логистику, докладчиков, места и работу организаторов. Эта информация поможет вам избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших мероприятий. Если возможно, получите обратную связь через социальные сети или запишите видеообзоры в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше мероприятие будет проведено снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте оптимистичны, не бойтесь сюрпризов, и ваше мероприятие будет успешным!